Správa ubytování online
software pro české ubytovatele
Domovní kniha, nahlašování cizinců, turistický poplatek, rezervace i online check-in — Hostivio pokryje vše, co krátkodobý pronájem v ČR vyžaduje. Z jednoho místa.
Co dělá software pro správu ubytování?
Software pro správu ubytování je nástroj, který za vás vede agendu kolem hostů — od rezervace přes check-in až po zákonné povinnosti. Místo tabulek v Excelu, papírových formulářů a přepisování stejných dat na několik míst máte vše na jednom místě a velkou část práce řeší systém automaticky.
Dobrý software pro českého ubytovatele typicky pokrývá:
Tři pilíře české compliance
Každý ubytovatel v ČR musí splnit tři zákonné povinnosti. Dobrý software je řeší automaticky z jediného online check-inu — vy je nemusíte hlídat ručně:
Domovní kniha
Evidence všech ubytovaných hostů, kterou předkládáte při kontrole cizinecké policie nebo obce. Vede se průběžně a archivuje 6 let.
Průvodce domovní knihou →Nahlašování cizinců (Ubyport)
Proaktivní hlášení každého cizince cizinecké policii do 3 pracovních dnů od ubytování. Hostivio generuje UNL soubory pro Ubyport v2; uživatelé plánu Business mohou hlášení odeslat přímo z Hostivio.
Průvodce nahlašováním cizinců →Místní (turistický) poplatek
Poplatek z přenocování, který vybíráte od hostů a odvádíte obci podle obecní vyhlášky. Software ho spočítá automaticky a uplatní osvobození (děti, ZTP).
Průvodce turistickým poplatkem →Zákonné povinnosti ubytovatele podrobně
Povinnosti kolem správy ubytování vycházejí ze dvou hlavních předpisů: zákona o pobytu cizinců (č. 326/1999 Sb.) a zákona o místních poplatcích (č. 565/1990 Sb.). Platí bez ohledu na to, zda provozujete penzion s deseti pokoji, nebo pronajímáte jediný apartmán přes Airbnb — zákon nerozlišuje mezi „profesionálním" a „příležitostným" ubytovatelem.
Domovní kniha se týká ubytovaných cizinců: zapisujete jméno a příjmení, datum narození, státní občanství, číslo cestovního dokladu, počátek a konec ubytování a případně číslo víza. Záznamy uchováváte 6 let a předkládáte je při kontrole cizinecké policie. Vedle toho vedete pro účely místního poplatku evidenční knihu všech hostů — tedy i českých. Obě evidence obsahují osobní údaje, takže se na ně vztahuje GDPR: údaje smíte použít jen pro zákonné účely a po uplynutí lhůt je zlikvidovat. Podrobnosti najdete v našem průvodci domovní knihou a přehledu evidence hostů.
Ohlašovací povinnost znamená, že každého ubytovaného cizince nahlásíte cizinecké policii do 3 pracovních dnů od ubytování — dnes typicky elektronicky přes systém Ubyport. Za nesplnění hrozí pokuta až 50 000 Kč. Kdo se povinnost týká, jaké údaje se hlásí a jak hlášení probíhá, rozebíráme v průvodci nahlašováním cizinců.
Místní poplatek z pobytu vybíráte od hostů a odvádíte obci podle její vyhlášky — sazba může být až 50 Kč za osobu a započatý den pobytu. Zákon zná řadu osvobození (děti do 18 let, držitelé průkazu ZTP/P, lázeňští pacienti…), která je potřeba správně uplatnit a doložit evidencí. Jak poplatek funguje a kdo ho neplatí, popisuje průvodce turistickým poplatkem; sazbu pro svou obec najdete v našem přehledu poplatků podle obcí. A pokud pronajímáte přes platformy, projděte si kompletní checklist povinností ubytovatele na Airbnb.
Jak vypadá správa ubytování v praxi
Nejlépe je vidět rozdíl na celém životním cyklu jedné rezervace — od potvrzení pobytu až po odvod poplatku obci. Takhle vypadá průchod systémem, když administrativu řeší software:
Přijde rezervace
Rezervaci z Booking.com, Airbnb nebo z přímého kanálu zapíšete do kalendáře (napojení na platformy je připravováno). Od této chvíle systém ví, kdo a kdy přijede, a hlídá vše ostatní za vás.
Host vyplní online check-in před příjezdem
Hostovi odešlete odkaz na check-in formulář. Vyplní údaje za všechny ubytované osoby na svém telefonu — a na plánu Business může doklad rovnou naskenovat a data se předvyplní sama.
Příjezd bez papírování
V den příjezdu už máte údaje v systému. Žádné opisování z pasu na chodbě, žádné papírové formuláře. Záznam v domovní knize (u cizinců) a evidenční knize (u všech hostů) vzniká automaticky.
Hlášení cizinců do 3 pracovních dnů
Hostivio vygeneruje UNL soubor pro Ubyport, na plánu Business hlášení odešle přímo. Na nenahlášené hosty vás upozorní dřív, než lhůta doběhne.
Poplatek a podklady pro obec
Místní poplatek se průběžně počítá podle vaší obecní vyhlášky včetně osvobození. V termínu odvodu máte hotový podklad — a při kontrole vyexportujete domovní knihu do PDF na jedno kliknutí.
Celý cyklus stojí na jednom principu: data od hosta se zadávají jen jednou. Vše ostatní — domovní kniha, hlášení, poplatek — z nich systém odvodí sám. Právě tady vzniká většina úspory času oproti ruční správě.
Rezervace a online check-in
Compliance je jen polovina práce — druhou tvoří každodenní provoz: přehled rezervací a hladký příjezd hostů. Hostivio tyto dvě věci propojuje, takže data z check-inu rovnou plní celou zákonnou agendu.
Online check-in
Host vyplní své údaje sám přes odkaz na svém telefonu před příjezdem. Žádné papírové formuláře, žádné přepisování ze skenu pasu u dveří.
Přehled rezervací
Rezervace z přímých zdrojů na jednom místě, s přehledem příjezdů a odjezdů. Napojení na Booking.com a Airbnb je připravováno.
Data jen jednou
Co host vyplní při check-inu, se rovnou propíše do domovní knihy, hlášení pro Ubyport i výpočtu poplatku. Žádné dvojí zadávání.
Guest portál
Hosté mají praktické informace o pobytu dostupné kdykoliv na svém zařízení — méně dotazů, hladší příjezd.
Pro koho je Hostivio?
Penziony a malé hotely
Automatizujte administrativu bez drahého hotelového systému. Hostivio je navrženo pro provozovatele, kteří chtějí profesionální nástroj za rozumnou cenu.
Airbnb a Booking.com hostitelé
Splňte zákonné povinnosti, i když spravujete jen jeden apartmán. Domovní kniha, nahlašování cizinců a turistický poplatek — automaticky.
Správci portfolií nemovitostí
Spravujte více ubytování z jednoho rozhraní. Přehled všech hostů, rezervací a povinností na jednom místě.
Hostince a hostinné domy
Jednoduché nástroje pro celý tým. Online check-in a automatická evidence hostů šetří čas vám i vašim zaměstnancům.
Hostivio vs. Excel a papír
Excel, papír a ruční agenda
- ✗ Ruční přepisování dat každého hosta na více míst
- ✗ Hlídání lhůt pro Ubyport v hlavě nebo kalendáři
- ✗ Poplatek počítaný ručně, výjimky se snadno přehlédnou
- ✗ Riziko ztráty souboru nebo nečitelné knihy
- ✗ Žádný přehled rezervací a stavu hlášení
Správa ubytování v Hostivio
- ✓ Host vyplní data jednou online, systém je rozešle dál
- ✓ Upozornění na nenahlášené hosty před koncem lhůty
- ✓ Automatický výpočet poplatku včetně osvobození
- ✓ Šifrované cloudové uložení a export PDF na jeden klik
- ✓ Přehled rezervací, hostů a compliance na jednom místě
Proč klasické metody správy ubytování nestačí
Tabulky v Excelu, papírové záznamy a přepisování dat z dokladů hostů fungují... dokud nestačí. Čím více ubytování, tím větší chaos. A zákonné povinnosti čekají na každého.
Papírová domovní kniha
Ručně přepisovat data každého hosta je zdlouhavé a náchylné k chybám.
Zapomenuté ohlašovací povinnosti
3 pracovní dny na nahlášení cizince je krátká lhůta, pokud na to nejste připraveni.
Různé systémy, žádný přehled
Rezervace z Booking.com, check-in papíry, Ubyport zvlášť — správa roztříštěná.
Turistický poplatek ručně
Počítání poplatků pro každého hosta zvlášť s výjimkami pro děti a ZTP.
Co se změní s eTuristou
Ministerstvo pro místní rozvoj připravuje eTuristu — centrální registr ubytování, který má sjednotit evidenci hostů a nahradit dnešní hlášení přes Ubyport. Na rozdíl od Ubyportu se má týkat všech hostů, nejen cizinců. Spuštění se ale odkládá: k 1. červenci 2026 systém nespuštěn nebyl a nové vedení MMR projekt přepracovává, bez potvrzeného termínu. Čím se oba systémy liší, rozebíráme ve srovnání eTurista vs Ubyport.
Pro výběr softwaru z toho plyne jedno: dnešní povinnosti platí beze změny dál — a až eTurista přijde, měl by ho za vás vyřešit systém, ne vy. Hostivio dnešní agendu (domovní kniha, Ubyport, poplatek) plní nativně a na eTuristu se napojí, jakmile MMR zveřejní technické rozhraní. Data z online check-inu zůstanou stejná, změní se jen to, kam je systém odešle.
Kolik správa ubytování stojí — ručně vs. se softwarem
Ruční správa vypadá zadarmo, ale platíte ji časem. Přepsání údajů jednoho hosta do domovní knihy, hlášení pro Ubyport a evidence poplatku zabere s kontrolou několik minut — při desítkách hostů měsíčně jsou to hodiny administrativy, které se opakují každý měsíc. K tomu připočtěte riziko: zapomenuté hlášení po lhůtě, špatně uplatněné osvobození od poplatku nebo nečitelná kniha při kontrole se počítají v tisících korun.
Software tuhle rovnici obrací: jednorázově nastavíte ubytování a sazbu poplatku, a dál platíte jen předvídatelný měsíční tarif — typicky stokoruny měsíčně, tedy zlomek ceny hotelových systémů, které se pro velké provozy pohybují v tisících. Hostivio navíc nabízí bezplatný plán (1 ubytování, 20 hostů měsíčně), placené plány začínají na 199 Kč/měsíc. Srovnání cen a funkcí napříč nástroji najdete v přehledu nejlepšího softwaru pro ubytování 2026.
Praktické pravidlo: pokud administrativa hostů zabírá víc než hodinu měsíčně, software se zaplatí prakticky okamžitě — už jen tím, že data od hostů nikdo nepřepisuje ručně.
Tři situace z praxe
Správa ubytování vypadá jinak u jednoho apartmánu a jinak u dvanácti bytů. Tři typické situace a co v nich software reálně mění:
Apartmán v Praze pronajímaný přes Airbnb
Majitelka pronajímá vedle zaměstnání a hosty řeší po večerech. Největší zátěž nejsou rezervace, ale evidence: většina hostů jsou cizinci, takže každý pobyt znamená zápis do domovní knihy a hlášení na Ubyport do 3 pracovních dnů. S online check-inem vyplní hosté údaje sami před příjezdem, systém záznamy vytvoří a na hlášení upozorní. Měsíční administrativa klesne z hodin na minuty kontroly — na bezplatném plánu zdarma.
Rodinný penzion na horách, 8 pokojů
Mix českých rodin a zahraničních lyžařů. U českých hostů jde hlavně o evidenční knihu a místní poplatek — s osvobozením dětí do 18 let, které se při ručním počítání snadno splete. U cizinců navrch hlášení na Ubyport. Software vede obě evidence z jednoho check-inu, poplatek počítá podle vyhlášky obce a v termínu odvodu je podklad hotový. Sezónní špička tak nezvedá administrativu úměrně obsazenosti.
Správce dvanácti apartmánů ve třech městech
Tři obce znamenají tři různé vyhlášky o poplatku a desítky hlášení měsíčně. Bez systému by evidence stála na tabulkách a disciplíně; s ním má správce všechna ubytování v jednom účtu, poplatky se počítají podle správné obecní sazby a hlášení odchází z jednoho místa — na plánu Business přímo do Ubyportu. Přehled compliance napříč portfoliem je věc, kterou Excel nenabídne.
Bezpečnost dat a GDPR při správě ubytování
Evidence hostů znamená zpracování osobních údajů — jmen, dat narození i čísel dokladů. Ubytovatel je v roli správce osobních údajů podle GDPR, i když pronajímá jediný apartmán. Dobrá zpráva: pro vedení domovní a evidenční knihy nepotřebujete souhlas hosta, právním základem je plnění zákonné povinnosti. Povinnosti z toho ale plynou: údaje používat jen k zákonným účelům, chránit je před únikem a po uplynutí lhůt (6 let u domovní knihy) je zlikvidovat.
Právě tady papír a Excel narážejí: sešit s údaji hostů na recepci může číst kdokoliv, tabulka kolující e-mailem mezi uklízečkou a majitelem je únik čekající na příležitost a „smazání po šesti letech" nikdo nehlídá. Software tato rizika řeší strukturálně — data jsou šifrovaná, přístup mají jen přihlášení uživatelé s příslušnou rolí (majitel, správce, personál vidí každý jen to, co potřebuje) a retenci hlídá systém.
Při výběru nástroje se ptejte: Kde jsou data uložena a jsou šifrovaná? Umí systém omezit přístup podle rolí v týmu? Vyexportuji data, když budu chtít odejít? A počítá s likvidací údajů po zákonné lhůtě? Hostivio na všechny čtyři otázky odpovídá ano — hostovská data ukládá šifrovaně v EU a přístup řídí rolemi v rámci týmu ubytování.
Slovníček pojmů správy ubytování
Zkratky a pojmy, na které při výběru softwaru a plnění povinností narazíte nejčastěji:
PMS (Property Management System)
Systém pro správu ubytování — jádro, ve kterém žijí rezervace, hosté, evidence a fakturace. Hostivio je PMS stavěný pro české prostředí.
Channel manager
Nástroj (nebo funkce PMS), který synchronizuje dostupnost a ceny mezi vaším kalendářem a prodejními kanály jako Booking.com či Airbnb, aby nedošlo k overbookingu.
OTA (Online Travel Agency)
Online prodejní platformy — Booking.com, Airbnb, Expedia. Berou si provizi z rezervace, výměnou přivádějí hosty.
Online check-in
Host vyplní zákonem požadované údaje předem přes odkaz na svém zařízení. Základ automatizace: z jednoho vyplnění vzniká domovní kniha, hlášení i poplatek.
Domovní kniha
Zákonná evidence ubytovaných cizinců podle zákona o pobytu cizinců. Vede se průběžně, uchovává 6 let a předkládá při kontrole cizinecké policie.
Evidenční kniha
Evidence všech hostů (i českých) pro účely místního poplatku z pobytu podle zákona o místních poplatcích.
Ubyport / UNL soubor
Ubyport je systém cizinecké policie pro elektronické hlášení ubytovaných cizinců; UNL je datový formát, ve kterém se hlášení nahrává.
eTurista
Připravovaný centrální registr ubytování od MMR, který má sjednotit evidenci všech hostů. Spuštění se odkládá — do té doby platí dnešní povinnosti.
Jak začít se správou ubytování online: 5 kroků
Přechod z papíru nebo Excelu není projekt na týdny. Tady je postup, se kterým máte evidenci v pořádku ještě dnes:
Základní plán je zdarma bez časového omezení
Pro více ubytování a pokročilé funkce máme plány od 199 Kč/měsíc.
Časté dotazy o správě ubytování
Související témata
Spravujte ubytování jako profesionál — začněte zdarma
Domovní kniha, nahlašování cizinců a turistický poplatek v jedné aplikaci.
Začít zdarma →