Ochrana soukromí
Poslední aktualizace: 4. listopadu 2026
1. Správce osobních údajů
Provozovatelem platformy je TDPK Digital Group s.r.o. Pro údaje o účtech, fakturaci a používání služby je správcem osobních údajů provozovatel. U údajů ubytovaných hostů je správcem ubytovatel; Hostivio tyto údaje zpracovává na jeho pokyn jako zpracovatel. Kontakt: [email protected]
2. Jaké údaje zpracováváme
Zpracováváme následující kategorie osobních údajů: identifikační údaje (jméno, příjmení, e-mail), přihlašovací údaje, fakturační údaje, údaje o hostech ubytovacího zařízení (v rozsahu nutném pro splnění zákonných povinností) a technické údaje o používání služby (IP adresa, typ prohlížeče, záznamy o přihlášení). Při používání Inboxu zpracováváme také obsah a metadata zpráv, překlady, návrhy odpovědí, přílohy a související údaje o rezervaci a ubytování. Zprávy mohou pocházet od hostů, ubytovatele nebo propojených rezervačních a komunikačních kanálů.
3. Účel zpracování
Osobní údaje zpracováváme za účelem: poskytování a zlepšování naší služby, splnění zákonných povinností (ohlašování pobytu cizinců podle zákona č. 326/1999 Sb.), fakturace a správy předplatného, komunikace s Uživateli a technické podpory. Inbox slouží ke správě komunikace s hosty; podle zapnutých funkcí využívá AI ke třídění zpráv, překladům, přípravě odpovědí a automatizované komunikaci.
4. Právní základ zpracování
Zpracování je založeno na: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR), splnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR), oprávněném zájmu Hostivia (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) a souhlasu Uživatele tam, kde je vyžadován. Pro zpracování zpráv hostů v Inboxu určuje účel a odpovídající právní základ ubytovatel jako správce. Zapnutí AI ubytovatelem není souhlasem hosta. Pokud správce využívá oprávněný zájem na efektivní komunikaci s hosty, musí posoudit nezbytnost zpracování a vyvážit jej s právy hostů; samotná dostupnost AI tento právní základ nezakládá.
5. Předávání údajů třetím stranám
Pro poskytování služby využíváme Clerk (autentizace), Stripe (platby) a Cloudflare (CDN a ochrana). Podle zapnutých AI funkcí a zvoleného směrování mohou relevantní zprávy a kontext zpracovávat také Anthropic (Claude), OpenRouter a poskytovatelé modelů dostupní přes OpenRouter. Propojené komunikační kanály zpracovávají zprávy podle svých podmínek. Údaje poskytujeme také státním orgánům, pokud to ukládá zákon. Informace o konkrétních příjemcích a smluvních podmínkách zpracování pro používané funkce získáte na [email protected].
6. Uchovávání dat
Osobní údaje uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy (zpravidla 5–10 let pro fakturační záznamy). Po uplynutí této doby jsou data bezpečně smazána. Pro obsah zpráv, překlady, přílohy a související návrhy odpovědí v Inboxu je nastavena retenční lhůta 24 měsíců od odjezdu u propojeného pobytu, nebo od poslední zprávy u konverzací bez rezervace. U rezervační konverzace bez přiřazeného pobytu je nejprve nutné určit příslušný pobyt. Podrobnosti o AI zpracování a spotřebě se uchovávají nejméně 13 měsíců pro kontrolu účtování; obsah zpráv a účetní doklady mají odlišné retenční režimy. Doby uchování na straně AI poskytovatelů se řídí příslušnou službou a smluvním nastavením; nejde automaticky o zpracování bez uchování dat. Podrobnosti pro konkrétní funkci poskytujeme na vyžádání.
7. Opětovné použití údajů při opakovaném ubytování
Pokud se host znovu ubytuje ve stejném ubytovacím zařízení a použije číslo cestovního dokladu shodné s předchozím pobytem v tomto zařízení, použijeme osobní údaje poskytnuté při dřívějším pobytu (jméno, datum narození, státní příslušnost, číslo dokladu, číslo víza, adresu bydliště a e-mail) k předvyplnění nového ubytovacího formuláře. Podpis se nikdy nepoužívá opakovaně a musí být poskytnut při každém pobytu znovu. Porovnání je omezeno na předchozí pobyty ve stejném ubytovacím zařízení a jako klíč používá číslo cestovního dokladu. Zpracování je založeno na plnění smlouvy o ubytování (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) a našem oprávněném zájmu na efektivním odbavení (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Předvyplněné údaje lze před odesláním zkontrolovat a opravit a toto opětovné použití neprodlužuje dobu uchovávání uvedenou v části 6.
8. Vaše práva
Máte právo na přístup ke svým údajům, jejich opravu, výmaz („právo být zapomenut“), omezení zpracování, přenositelnost dat a vznesení námitky. Práva se uplatní za podmínek GDPR. Pokud je zpracování založeno na souhlasu, můžete jej kdykoli odvolat, aniž by tím byla dotčena zákonnost předchozího zpracování. Tato práva můžete uplatnit na [email protected]. U zpráv a údajů o pobytu se obraťte primárně na ubytovatele jako správce; Hostivio mu pomáhá žádost vyřídit. Máte rovněž právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.gov.cz).
9. Zabezpečení
Používáme šifrovaný přenos a řízení přístupových oprávnění. Zapojení externích služeb včetně AI může zahrnovat zpracování nebo přístup k údajům mimo Evropský hospodářský prostor. Takové předání vyžaduje odpovídající mechanismus podle GDPR, například použitelné rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo standardní smluvní doložky s potřebným posouzením a doplňkovými opatřeními. Informace o zemích zpracování a použitých zárukách, včetně možnosti získat jejich kopii, si můžete vyžádat na [email protected].
10. AI odpovědi a lidská kontrola
AI může vytvářet nepřesné nebo nevhodné výstupy. V režimu návrhů odpověď před odesláním kontroluje ubytovatel; při zapnuté automatizaci mohou být některé odpovědi odeslány automaticky. Pro pomoc člověka kontaktujte přímo ubytovatele. Přímá interakce hosta s AI musí být zřetelně označena nejpozději při prvním kontaktu; tato zásada nenahrazuje upozornění v komunikačním kanálu. Samotná automatická odpověď není totéž jako výhradně automatizované rozhodnutí s právními nebo obdobně významnými účinky podle čl. 22 GDPR.
11. Změny zásad
Tyto zásady ochrany soukromí můžeme průběžně aktualizovat. O podstatných změnách vás budeme informovat e-mailem. Datum poslední aktualizace je uvedeno v záhlaví tohoto dokumentu.
Práva a povinnosti při používání platformy Hostivio upravují podmínky služby.